Le respect du RGPD dans la gestion de ses certifications

Vous êtes organisme certificateur et vous gérez des données personnelles de candidats et de certifiés au quotidien ? Alors le RGPD, ce fameux Règlement Général sur la Protection des Données, vous concerne directement. Heureusement, se mettre en conformité n’est pas une mission impossible ! Avec les bons réflexes et un peu de méthode, vous pouvez sécuriser vos process et prouver votre engagement en faveur de la protection des données. 

Dans cet article, nous allons décrypter ensemble les enjeux du RGPD pour les certificateurs et vous donner toutes les clés pour une gestion sereine et conforme de vos certifications. 

Le RGPD et les certifications

Le RGPD, entré en vigueur en mai 2018, a chamboulé les pratiques de nombreux acteurs économiques, et les certificateurs ne font pas exception. En effet, en tant que certificateur, vous collectez et traitez de nombreuses données personnelles : nom, prénom, adresse mail, diplômes, expériences professionnelles, résultats d’examen… Autant de données sensibles qui font de vous un « responsable de traitement » au sens du RGPD, avec des obligations bien spécifiques.

Quels sont les enjeux du RGPD ?

Le RGPD a été pensé pour responsabiliser les entreprises et organismes qui traitent des données personnelles, tout en renforçant les droits des individus sur leurs données. L’enjeu est de taille pour les certificateurs : il s’agit de prouver votre capacité à protéger les données de vos candidats et certifiés, depuis leur collecte jusqu’à leur destruction.

Un manquement au RGPD peut avoir de lourdes conséquences : risque de sanction financière par la CNIL pouvant aller jusqu’à 4% de votre chiffre d’affaires, atteinte à votre réputation, perte de confiance de vos clients… Mais au-delà de ces aspects réglementaires, le RGPD est aussi une formidable opportunité de repenser votre gestion des données pour gagner en efficacité et en transparence. C’est un véritable atout concurrentiel !

Les principes clés du RGPD à appliquer aux certifications

Le RGPD repose sur plusieurs grands principes que tout certificateur doit avoir en tête. Tout d’abord, la minimisation des données : ne collectez que les données strictement nécessaires à vos finalités de certification. Ensuite, la transparence : informez clairement vos candidats et certifiés sur l’utilisation qui sera faite de leurs données.

Le RGPD consacre aussi le principe d’accountability, autrement dit votre capacité à démontrer votre conformité. Cela passe par la tenue d’un registre des traitements, la réalisation d’études d’impact sur la vie privée pour les traitements à risque, la nomination d’un délégué à la protection des données… Autant d’éléments de preuve de votre engagement !

Les étapes pour une gestion des certifications conforme au RGPD

Vous êtes convaincu de l’importance du RGPD, mais vous ne savez pas par où commencer ? Pas de panique, on vous guide pas à pas dans votre mise en conformité.

Audit des processus actuels

La première étape incontournable est de réaliser un audit complet de vos traitements de données liés aux certifications. Quelles données collectez-vous ? Pour quelles finalités ? Où sont-elles stockées ? Qui y a accès ? Combien de temps sont-elles conservées ? Cet état des lieux vous permettra d’identifier les points de non-conformité et les actions à mettre en place.

Mise en place de mesures techniques et organisationnelles

Place ensuite aux aspects techniques et organisationnels. Sécurisez vos systèmes d’information, mettez en place des habilitations pour encadrer l’accès aux données, prévoyez des procédures de gestion des demandes des personnes concernées (droit d’accès, de rectification, d’opposition…). Veillez aussi à contractualiser les relations avec vos sous-traitants et partenaires qui accèdent aux données de certification.

Formation et sensibilisation du personnel

Le facteur humain est la clé dans la protection des données. Formez et sensibilisez vos collaborateurs aux enjeux du RGPD, depuis l’assistant administratif jusqu’au responsable pédagogique. Rappeler les bons réflexes : vigilance sur les mails frauduleux, verrouillage des postes de travail, signalement des incidents de sécurité… Désignez aussi des relais RGPD dans vos équipes pour créer une véritable culture de la protection des données.

Bonnes pratiques pour la collecte et le traitement des données de certification

Quelques bonnes pratiques simples peuvent vous aider à sécuriser la gestion de vos certifications :

• Privilégiez la dématérialisation des dossiers de candidature et des procès-verbaux de jury, avec des accès sécurisés. 
• Pensez à purger régulièrement vos bases de données pour ne conserver que les données utiles. 
• Informez systématiquement les candidats sur le traitement de leurs données, via des mentions d’information et des politiques de confidentialité.

Les avantages d’une gestion des certifications conforme au RGPD

Au-delà de la mise en conformité réglementaire, le RGPD est un formidable levier de performance pour les certificateurs. En adoptant les bons process, vous gagnez en efficacité opérationnelle et en sérénité dans la gestion de vos certifications. La sécurisation de vos données vous permet aussi de renforcer la confiance de vos clients et partenaires, un atout précieux dans un marché concurrentiel.

La mise en conformité avec les exigences du RGPD peut aussi être un accélérateur d’innovation, en vous poussant à adopter des solutions technologiques adaptées. Les plateformes dédiées aux certificateurs comme myCertif intègrent nativement les exigences du RGPD, de la collecte sécurisée des informations jusqu’à la purge automatisée des données. Avec ces outils, la conformité devient un jeu d’enfant !

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