Habiliter des organismes de formation : l’essentiel de ce qu’il faut savoir

Il y a quelques jours, nous avons mené un atelier collaboratif avec les membres de la communauté OC Connect sur le sujet des organismes de formation habilités. 

L’objectif de cet atelier était de partager l’ensemble de nos connaissances et compréhensions de cette réglementation, afin de répondre aux interrogations de chacun et ainsi clarifier les rôles et responsabilités des certificateurs. 

Dans les grandes lignes, découvrez les principaux éléments qui ont alimenté cet échange. 

Qu’est-ce qu’une habilitation d’OF ?

Lorsque vous délivrez des certifications enregistrées au RNCP ou au RS, vous pouvez vous appuyer sur un réseau de partenaires pour former et / ou évaluer vos candidats. On parlera alors d’habilitation de partenaires, qui en d’autres termes fait référence à la “location” de votre certification.

L’habilitation est un partenariat gagnant-gagnant :

• Pour le certificateur, c’est un moyen de faire rayonner sa certification à plus grande échelle (toucher une zone géographique plus importante, former des promotions de candidats plus volumineuses …) et par conséquent en faire un levier pour son business.
• Pour l’organisme habilité, c’est un moyen de proposer une offre de formation certifiante et ainsi accéder aux financements de l’État (CPF, OPCO …)

Comment habiliter un organisme de formation ?

Donner une habilitation à un OF partenaire relève de la responsabilité de l’organisme certificateur.

Dans un premier temps, il doit s’assurer que l’OF qu’il souhaite habiliter remplit bien les conditions obligatoires.

Ces conditions sont :

• Administratives : validité de la certification Qualiopi, numéro de déclaration d’activité (NDA), et documents complémentaires qui peuvent attester de la légitimité de l’OF (RC pro, extrait de KBIS, charte éthique …)
• De cohérence : les partenaires sélectionnés doivent être cohérents avec votre projet de certification (valeurs partagées, volumes de partenaires, situations géographiques, objectifs et supports pédagogiques …).

Gardez bien en tête qu’en tant que certificateur, vous restez le seul responsable de votre certification, et il en va de vos responsabilités de veiller qu’elle soit utilisée à bon escient et que vos référentiels de certification soient scrupuleusement respectés.

Ensuite, vous devez établir une convention de partenariat qui précisera comment vous allez encadrer, gérer, suivre et contrôles vos partenaires. De manière générale, ces éléments sont cadrés dès l’enregistrement ou le renouvellement d’une certification. Cependant, au moment d’habilité un partenaire, il sera indispensable de vous appuyer sur un juriste spécialisé pour rédiger cette convention et y inclure tous les éléments indispensables.

Vous devez notamment :

• Définir le périmètre de l’habilitation (à former, à évaluation, les publics exclus …)
• Rappeler les obligations réglementaires (communications, référentiels d’évaluation, données à collecter …)
• Indiquer les exigences particulières que vous avez (exclusions géographiques, pré-requis obligatoires, modalités pédagogiques acceptées …)
• Communiquer sur les procédures de contrôles que vous effectuerez
• Clarifier la dimension financière
• Mettre en évidence les clauses de retrait de l’habilitation

Une fois que la convention de partenariat est établie et que vous avez sélectionné avec la plus grande attention vos partenaires, vous devez les déclarer sur la plateforme CertifPro.

Vous avez des questions stratégiques ou opérationnelles sur cette dimension de partenariat entre organisme de formation et certificateur ? Rejoignez OC Connect, la communauté des certificateurs pour bénéficier des conseils de vos paires.