Organismes certificateurs : Comment assurer un suivi efficace des candidatures ?

En tant qu’organisme certificateur, vous êtes confronté au défi quotidien de gérer un grand nombre de candidatures. Entre la collecte des informations, le suivi des parcours, la planification des jurys et la délivrance des certificats, la tâche peut vite devenir titanesque ! 

Mais rassurez-vous, avec une bonne dose de méthode et les outils adéquats, vous pouvez mettre en place un suivi fluide et efficace de vos candidatures. Dans cet article, nous allons voir ensemble les étapes clés pour assurer un suivi efficace des candidatures et ne rien laisser au hasard.

Mise en place d’un tableau de bord complet

La pierre angulaire d’un suivi efficace des candidatures est l’élaboration d’un tableau de bord exhaustif. Cet outil vous permet de centraliser toutes les informations clés : nombre de candidatures reçues, statut de chaque dossier, dates des jurys, résultats des évaluations… En un coup d’œil, vous avez une vision globale de votre activité de certification.

Pour construire votre tableau de bord, listez tous les indicateurs pertinents et structurez-les de manière visuelle.

Création et gestion des candidatures

Place maintenant à la gestion opérationnelle des candidatures. Tout commence par la création des dossiers de candidature. Veillez à collecter toutes les informations nécessaires : état civil, coordonnées, diplômes, expériences professionnelles… Pensez à demander les pièces justificatives pour vous assurer de la recevabilité des candidatures.

Une fois les dossiers créés, il est essentiel de les qualifier selon des critères précis. Par exemple, vous pouvez distinguer les nouvelles candidatures des renouvellements, ou encore segmenter par type de certification visée.

Suivi du parcours de certification

Le suivi du parcours de certification permet de garantir une expérience positive aux candidats. Assurez-vous d’abord de bien jalonner le parcours, avec des étapes clés comme l’inscription aux épreuves, la convocation aux jurys ou la communication des résultats.

Pour chaque étape, prévoyez des communications ciblées pour informer les candidats de l’avancement de leur dossier. Par exemple, envoyez un mail de confirmation à la réception du dossier, puis un rappel avant la tenue du jury. N’oubliez pas de personnaliser les messages pour renforcer la relation avec vos candidats.

Processus de certification et post-certification

Le jour J est arrivé, vos candidats passent les épreuves de certification. Votre enjeu est alors de collecter et centraliser les résultats des jurys, pour pouvoir éditer les procès-verbaux et délivrer les certificats dans les meilleurs délais.

Mais votre mission ne s’arrête pas là ! Pensez à mettre en place un suivi post-certification pour accompagner vos lauréats dans la valorisation de leur certification. Par exemple, proposez-leur de rejoindre votre communauté d’alumni, de participer à des événements dédiés ou encore de témoigner de leur parcours. C’est un excellent moyen de renforcer leur employabilité et de promouvoir votre organisme de certification.

Suivi de l’insertion professionnelle

Pour mesurer l’impact de vos certifications, il est essentiel de suivre l’insertion professionnelle de vos certifiés. Mettez en place une enquête de suivi d’insertion pour connaître leur situation après l’obtention de la certification.

Ces données d’insertion seront précieuses pour valoriser vos certifications auprès des financeurs et des prescripteurs. Elles vous permettront aussi d’identifier d’éventuels axes d’amélioration dans vos parcours de certification. N’hésitez pas à partager ces chiffres comme preuve de la valeur ajoutée de votre certification.

Optimisation continue du processus

Pour un suivi toujours plus efficace de vos candidatures, instaurez une démarche d’amélioration continue. Analysez régulièrement vos indicateurs clés, identifiez les points de friction et testez de nouvelles approches pour fluidifier le parcours.

Par exemple, vous pouvez dématérialiser la collecte des pièces justificatives, mettre en place des formulaires d’inscription en ligne ou encore automatiser l’envoi des convocations. Chaque optimisation, même minime, contribuera à renforcer la qualité de votre processus de certification.

Automatiser le processus avec myCertif

Vous souhaitez franchir un cap dans le suivi de vos candidatures ? La solution myCertif de gestion des candidatures est faite pour vous ! Cette plateforme dédiée aux organismes certificateurs vous permet d’automatiser l’ensemble du processus, de la création des dossiers jusqu’à la délivrance des certificats.

Avec myCertif, vous pouvez centraliser toutes les informations de vos candidats dans un espace unique et sécurisé. La plateforme vous permet de créer facilement vos formulaires de candidature, de collecter les données obligatoires utiles pour l’accrochage CDC et de réaliser l’enquête d’insertion professionnelle. Vous pouvez ensuite suivre en temps réel l’avancement des parcours, éditer les procès-verbaux et délivrer les certificats en un clic.

myCertif intègre aussi de puissantes fonctionnalités de reporting pour piloter votre activité : tableaux de bord personnalisés, suivi des indicateurs clés, export des données… Vous avez tous les outils en main pour prendre les meilleures décisions. Cerise sur le gâteau, la plateforme est conçue pour s’adapter à vos process et évoluer avec vos besoins. Avec myCertif, le suivi de vos candidatures n’a jamais été aussi simple et efficace !

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